プレゼン前にチェックすべき8つのポイント

多くのビジネスパーソンが、仕事の中でプレゼンテーションを行う機会があると思います。社内の企画会議、顧客への提案、セミナーなどシチュエーションは様々ありますが、どのような場合でもプレゼン前の準備・環境整備が非常に重要です。

たとえば、重要顧客にプレゼンする機会を得られたものの、当日プレゼンする際にパソコンが動かない、スライドが上手く表示されないといった事態が発生すると顧客の信頼を損なう可能性もあります。いかにプレゼンテーションの内容が優れていても、プレゼン自体を円滑に進められなければ意味がありません。

本記事では、プレゼンテーションの環境を整えるため、事前にチェックしておきたいポイントを紹介します。

プレゼン環境を整える意義

聞き手の信頼を得ることができる

プレゼンテーションを時間通り、聞きやすい環境で実施することができれば、聞き手となる顧客や経営層に対して安心感を与えることができます。決して高く評価されるわけではありませんが、「この人にプロジェクトを任せて大丈夫そうだ」「この人になら色々話しても大丈夫そうだ」という最低限の信頼を得ることができます。

聞き手の理解を高めることができる

プレゼンテーションの内容が見やすく、聞き取りやすい環境を整備することで、聞き手はより内容に集中することができます。聞き手は内容を正確に理解し、意思決定や次の行動に移りやすくなります。逆に、室温、照明、騒音といった少しでも気が散るような要素があると、話していることに集中してくれない可能性があります。

落ち着いてプレゼンができる

プレゼン環境が整い、計画通りにプレゼンテーションを実施できれば、それだけでリラックスして臨むことができます。逆に、少しでもミスや計画通り行かないことがあると、そのことを気にして集中してプレゼンテーションをできない可能性もあります。

プレゼン前にチェックすべき8つのポイント

プレゼン実施前には以下のようなポイントをチェックするようにしましょう。

パソコン

プレゼンテーションでは、パソコンをプロジェクターなどに接続して資料を投影することが多いです。そのため、プレゼンテーションファイルがきちんと開け、投影ができるかを確認しましょう。また、バッテリー残量にも注意が必要です。会議室には充電できる環境がない場合もあるため、事前にバッテリーを充電した上で臨みましょう。

また、突然の故障に備えて、別の人が投影できるように資料を共有しておくなど予防策を講じておきましょう。

プロジェクター

プロジェクターに関しても資料が鮮明に投影できるかを確認します。また、プロジェクターに接続するためのケーブルの準備も必要です。ケーブルの種類によってはパソコンに接続できない場合もあるため、変換アダプタを用意します。

プロジェクターによっては角度を調整したり、ピントを合わせたりする必要があるため、早めに会議室に入って準備を行いましょう。

スクリーン・照明

プロジェクターで資料を投影するためのスクリーンの準備も必要です。会議室によってはスクリーンがなく、壁に投影する場合もあるため、そのような環境でも問題なく資料が投影できるかを確認しましょう。また、スクリーンが鮮明に見えるように照明の調整にも注意を払いましょう。

マイク・スピーカー

必要に応じてマイク・スピーカーの準備が必要です。会場が広い場合、肉声ではすべての参加者に届かない場合もあるため、マイク・スピーカーの準備が必要です。また、対面とオンラインを組み合わせて会議を実施する場合も、オンラインで参加する人の声がよく聞こえるようにスピーカーを準備することが望ましいです。

レーザーポインター・指示棒

プレゼン資料において注目してほしいポイントを示すため、レーザーポインターや指示棒を準備します。レーザーポインターは電池の残量や光の明るさ・色に注意します。

ホワイトボード・マーカー

ホワイトボードを使ったディスカッションを行う場合は、その準備も必要です。マーカーについてはインクが切れていることもあるので、事前にチェックしておきましょう。

座席

会場の広さや参加者の人数に応じて、座席のレイアウトを調整します。後方や端の参加者からにもプレゼン資料が見えるように座席を配置しましょう。特に重要な意思決定者を見やすい座席に配置するなどの工夫も必要です。

長時間の会議などでは休憩時に離席しやすいような動線を確保することもポイントとなります。

室温

室温は季節や参加者の服装に応じて快適になるように空調などを調整しましょう。適宜、参加者に適温か確認しながら必要に応じて調整するようにしましょう。夏や冬は室温が整うまで時間がかかるため、早めに会議室に入ってエアコンを入れるようにします。

まとめ

プレゼンテーションの成功させるためには準備が非常に大切です。本記事で紹介した点に注意を払い、時間通り、すべての参加者が聞きやすいプレゼンテーション環境を準備することを心がけましょう。